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第77章（第1页）

缩短查询时间我们把诸如搜集、整理资料所花的时间，称为&ldo;准备动作时间&rdo;‐‐aesstiaessti原为电脑用语，指接近目标物所需时间。这种解释似乎较为空洞，举个例子，譬如，听唱片的时候，从拿唱片、放唱片，到听到你想听的歌曲为止的这段时间，就称为&ldo;准备动作时间&rdo;。对于靠脑力吃饭的人而言，缩短准备动作的时间是提高工作效率的关键。因为节省下来的时间越多，就越有时间思考更细密更正确的办法。

一般人认为，靠脑力的工作好像纯粹只是动动脑筋而已，不太需要动手。然而仔细想想，从事脑力工作的人多少还是会被一些琐事占用时间的。譬如读英文的时候，翻字典查单字所用的时间，就是前述的准备动作时间。把时间用来翻译、作文，当然比把时间用来查字典好。所以，把字典放在伸手可及的地方，或是用一本语汇丰富、查阅方便的字典，可以减少一些不必要的时间浪费。

运用&ldo;颜色识别法&rdo;活页式档案夹是一种非常方便的文具用品，而且加上一套&ldo;颜色识别法&rdo;，更加发挥其功效。一般的档案夹，都应依照颜色来分类。只要熟悉这套方法，大老远地就能看到自己想要的资料，不必东找西找浪费时间。

这套方法可以运用在很多方面。磁碟片也可贴上各种不同颜色的标签，加以区别。如此一来，虽有一百多张磁碟片，但每次找要用的磁碟片，不会花太多时间。此外，读书时所划的线，也可以用颜色来区分重要性。

在空白部分标上重要程度的记号没有一本书需要从头到尾精读。如果能够通盘了解书中的精华部分，剩下的就算丢到垃圾桶也没关系。书最好以条列重点的方式写成，可以节省读书的时间。

在收集资料的时候，如果是报刊杂志上的信息，可以直接剪下来存档。但如果是一般的书籍，剪贴实在不太好。这时，不妨按照书本内容的重要程度，在该页空白的部分标上●、○、△、之类的记号。下次阅读的时候，就可以省下很多时间。记号最好标在左右两边的页端，即使快速翻阅也不会遗漏。

同时阅读几本书时，用书签的颜色划分重点读书如果能够按照次序，读完一本才换另一本，当然是最好不过。然而，在繁忙的现代社会中，能够有5分、10分的零星时间，就算不错了。这时如果想要读书，因为时间不多，必须很快进入状态。如果还得花时间找书，那么自己所有的一点时间，只能找书，不能读书了。为了活用这些零星的时间读更多的书，就要养成同时读好几本书的习惯。

因为经常同时阅读好几本书，书签便成为必要的文具用品。譬如使用的书签有三种颜色，茶色表示需要经常参考的部分。黑色代表重要的部分，红色则代表读到一半。这方法在节省时间方面非常有效，而且，因为可以立刻进入状态，所以，即使只有一分钟，也能有效运用。

此外，目录也是一本书的重点。很多人都忽略目录的重要性。其实，目录正是书中内容的浓缩，有些书甚至只要看过目录就行了。所以，如果买回来一本书，最好先把目录的部分复印下来，贴在封面。如此一来，不用打开书，就能知道内容。如果目录页数太多，可以把不必要的部分去掉，或是缩小复印。

通过这些方法，把别人写的书化为自己的东西同时节省了许多时间。如果把这些事情都列张表，等到哪一天出去散步的时候，就可以一次办定。

开会前的准备工作尽管大家都知道，会开得越多的公司越容易倒闭，但仍然有许多公司开会时间冗长得令人受不了。这个不行，那个不行，甚至有些尽是与问题无关的废话，讨论了半天没有一点结果。由于与会人员在会议的那一段时间内，不能做其他事情，所以如果衡量时间成本的话，开这种会实在很浪费。老是开这种无意义的会议，等于无止尽地浪费时间成本，最后必定会掏空公司的金库。

通常这种没有效率的会议，多半是因为没有确定散会时间所致。同时，没有例外的，一定会有人迟到，中途才进来开会。由于不确定什么时候结束，会议自然就拖拖拉拉地开下去。而且，会议就算有个题目，也没定出讨论方案，以致重点不明确，抓不到问题核心，自然讨论不出有效的解决办法。

开会前的准备工作是十分重要的。譬如，开会前先列出问题及两三种解决方案，作份简单的报告，分发给与会人员。如果所有的人在会议前都很快地看过报告，则会议必然能够很有效率地进行。也就是说，提案者先列出问题所在，并针对问题拟定几项方案，然后征询众人的意见，以此为基础，进行会议讨论。如果采用这个方法，会议大概只要1个小时就能结束。节省下来的两三个小时，还可以用来处理其它重要的事情。当然，会议的主角免不了要用两三个小时作报告，但所耽误的，毕竟只是一个人的时间，不会影响其他人，就公司整体而言，时间成本可以大幅度地节约下来。这个方法用最简单的话解释，就是会议一开始，所有的人对问题核心都有相当的了解。当然，要达到这种效果的前提是，提案者确实掌握住问题核心，并做出具体的方案才有可能。

站着开会，节省时间如某项企划案经费不足，有必要增加预算。于是，负责的人把上司找来走廊讨论：&ldo;由于某些因素，预算恐怕要再增加。&rdo;

上司也很明快地回答：&ldo;ok，就照你的意思。&rdo;或者&ldo;没办法增加啦！只能看看在当初预算范围内有没有什么方法啦！&rdo;是与不是，很快就有结论，处理事情干净利落，实在令人佩服。

其实，会议不见得一定要坐下来讨论。和上司在走廊三言两语就把问题解决，不也是一种会议的方式吗？何不采用这种方式试试？更何况站着讨论，由于潜意识里想赶快把话说完，精神集中，自然可以很快得到结论。这种方式在重视群体意见的企业界，可能不太容易被采用，近年来逐渐有被接受的趋势。站着开会能使头脑更灵活，在提高效率的前提下，是值得一试的。

电话应对的好方法每天电话相当多。往好处想，这代表生意兴隆，并不是件坏事。但相对的，有很多人会因此没办法打进来，那就很麻烦了。虽然，只要秘书一句&ldo;对不起，老板正在讲电话&rdo;就可以打发了，但万一对方有急事，那就伤脑筋了。而且，如果对方是重要客户，还得赶快挂掉手边电话，拨过去问个明白。如果对方是在公司打的，那倒还无所谓，拨过去就知道是怎么事。万一是在公共电话亭打的，一错过就头大了。&ldo;究竟是什么回事呢？会不会是急事呢？&rdo;

整天为了一通电话搞得心神不宁，无法专心工作，有时甚至为了一通电话，延误了一天的工作进度。如何处理这类事情呢？不妨先作一些暗号，并且交代秘书。

譬如，如果在秘书传来的纸条上写&ldo;w&rdo;（wait的简写），表示&ldo;请他等一下，我马上好&rdo;。如果是&ldo;t（telephone的简写）7&rdo;，表示7分钟后我回他电话&ldo;。至于&rdo;a（aga）五&ldo;，则表示&rdo;请他5分钟后再打来&ldo;。