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第200章（第1页）

既然费了功夫才录下这么多的录音带，所以应充分地利用这些录音带。一般都使用十卷装的塑胶盒来装录音带，并将这些盒子摆放在书架上，每个盒子及每个书架都有分类。例如，有关语言方面就分为英语、法语、德语，并且再就其中的内容加以细分。

每卷录音带盒内的索引纸上，都要写上每卷的部分内容，并且为使录音带的内容一目了然，无论录音带的标签，或十卷装的录音盒上所贴的标签，均标上标题。

对录音带所收录的内容，原则上一卷只收录一个项目。60分钟的录音带只收录15分钟的内容，在别人看来或许会觉得很浪费，但若法语后面接着录英语，那就无法明确分类、整理，且活用时也很不方便。

9文书处理机（woroprocebr）的磁碟片应如何保存当今时代，文书处理机（woroprocebr）已相当普及了。也因此平均每三个月就有新的机种上市，且性能更高，价格却不断下降。现在我们暂且不谈低价位的机种，目前所普及的机种，大部分都是使用35英寸的磁碟片。

一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。磁碟片不占空间且容量大，可称得上是珍贵的信息来源。办公室里常会使用到处理机。但磁碟片有个缺点，那就是一张磁碟片的容量很大，往往在一张磁碟片内，就存有各种各样的信息资料。因此，在录入时应一一予以分类，一张磁碟片内，应该只存入某个主题的一连串相关资料。某个主题即使内容很少，也不可以一张磁碟片存入好几个主题。基于此就很不方便整理，且不好灵活使用。首先，可将录音带分成&ldo;个别专题&rdo;、&ldo;一般&rdo;、&ldo;各种形式&rdo;三大类。

&ldo;个别专题&rdo;每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。&ldo;各种形式&rdo;每一项目，是交给法院的文件档案。

有关大项目、中项目，其磁碟片要以颜色来分类。为了知道每张磁碟片中所存入的资料，所以在每张磁碟片的标签上，都记入各个主题。

再者，若每次存档时，为了知道某张磁碟片存入的内容有多少，而每次都须将目录拉出来，这是极为不便的。因此，为了能对内容一目了然，特别将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。

以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子内，便可缩减寻找的时间。

10邮件应如何整理、保管呢？既关系到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。一般来说，在某段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热cháo一过，就会将这些卡片扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。

一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！这些邮件若不依次整理，往后就很难整理了。

首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件，当场就盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样，对住址、姓名、及收信日期便可一目了然。

其次是分类。有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的档案夹内，这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类，留待使用时才找的话，那可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。

贺年卡和私人邮件，各自分开的整理法。贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完，所以，首先以内容的第一个字按英文26字母的顺序做整理，然后在最后几天，再做归纳，并完全按英文26个字母顺序来整理。此时，所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上，并在姓名旁注明收件日期，若看目录上，尚有未寄出的贺卡，则配合时机回寄。

在以后章节中，将谈到如何保存重要的贺卡，并转换成实用的&ldo;人才录&rdo;资料。首先，是将必要的资料抄在人才录后，如果原本抄在人才录的内容用不着时，就应舍弃。但是，因为人才录上所写的并非是全部资料，所以应留下未抄的贺卡，以及自认为必要的贺卡。

这些贺卡应利用书橱来保存，并按26个字母顺序来整理。每张贺年卡，按年度分别贴上标签来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按26个字母来排列。如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在使用上极为方便。

11信息活用的重点（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。

（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯化。

（3）手册有利于工作的完整性。

（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的档案夹来做处理。

（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收录相关主题。

（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。

管理者的信息活用术信息必须能加以活用。以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。但在决定工作主题时，也有从近乎&ldo;零&rdo;的状态下，从头开始收集信息。完全从&ldo;零&rdo;开始来收集信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务有利的信息。如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时，起码有些基本资料可供参考。

以下所要谈的是有关管理者信息活用术。假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便成为管理者活用信息的标准，且按下述顺序来制作管理者的工作档案。

（1）信息档案夹，收集和主题相关的信息。

（2）考虑如何架构，并且分类。

（3）填补不足的信息，（第2项和第3项是同时进行）。

（4）若为演讲或执笔，便做成摘要，配合档案演讲或执笔的工作。若为律师或会计师的工作，则以使用这些档案来着手工作。

1接受一项主题时该如何着手现举一个信息活用的实例。数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题，以早上10点至下午5点为期一天的时间，来介绍自己的方法。在此顺便说明一下，企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。简单地说，就是企业本身的买卖。若此企业对所有人都不产生魅力时，也不是以解体的方式，来卖出土地、商品、建筑物，而是视为一个有机体出售给某个企业。