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第134章（第1页）

3中午与人会餐时，必须先向餐厅订位午餐时间是与不同行业的朋友边吃饭边交换信息的绝好机会。不过，由于一般公司的午休时间顶多只有一小时，如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间，不用说吃饭就连说话也没有多少时间。因此，如果你与朋友准备午餐约会，最好先订位，而且双方都稍早离开办公室，就可充分利用午餐时间，从容不迫地享受会餐的乐趣。这样彼此都可以彻底地活用人际关系网。

开会省时的方法1开会的方法为了防止开会迟到，不妨活用&ldo;零数效果&rdo;。管理者由于职业上的关系，不仅要主持自己办公室的会议，有时也得参加外面各种团体的会议。外面的会议一向很长，一小时能够结束的会议已算很短，有些会议甚至长达二三个小时。如果耗费了这么长的时间，内容能达到充实的境地，那就没有话说。糟糕的是，跟主题无关的废话连篇，以致延长了时间。除此之外，会议开始时间不确定，也令人恼火。有一些人生来就缺乏时间观念，分明说好下午2点钟开会，这些老兄往往会延迟10分或者15分钟才到达。使得其他准时赴会的多数管理者，白白浪费了10～15分钟。如果以10个出席者计算，总共浪费2小时左右，这个数目未免大了一些。为了避免浪费时间，管理者每逢主持会议时，总要实行几种防止迟到的对策：其一是把开会的时间设定于&ldo;2点15分&rdo;等有零数的时间。正因为大家都习惯于&ldo;&tis;点钟左右&rdo;，以致把1点50分，2点10分都看成&ldo;2点左右&rdo;。于是，就加上了&ldo;15分&rdo;的零数，这样，开会时刻并非&ldo;几点左右&rdo;，而是被特定于某一个焦点时刻。经过这么决定，老是迟到的老兄，开始变得很积极，顶多只延误二三分钟，这就是&ldo;零数效果&rdo;。乍看之下，并没有什么特别，然而，效果却是相当的惊人。另外如果有等待迟到者的&ldo;前例&rdo;，那么，在全体尚未到齐就召开会议的话，势必有不少人会抱怨说&ldo;为什么不等我一下呢？&rdo;可是，一旦大家都有这种意识，浪费时间将有增而无减。因此，事前就应该采取上述方式。既然一开始就说清楚，就算在全体尚未到齐之前召开会议，后来的迟到者也不至于抱怨，按时开会者也不会抱怨。同时，准时来的出席者也不至于浪费时间。只要彻底地实施这个原则，就不会有人迟到。

2搞好准备工作，消除冗长会议会议进行的方式，有时也存在很大的问题。一般管理者都有一种固定观念，认为所谓的会议，是坐着喝茶而进行的那种&ldo;玩意&rdo;，而且又一致认为，越是重要的问题，越需要耗费时间讨论。但是，某知名企业不管是多么重要的会议，会议参与者往往站在走廊谈论几句，一下子就把问题解决了。管理者要积极地采用迅速的谈论方式，同时也明白了一件事，那就是：所谓的会议，并不一定要浪费时间，不管是如何重大的决定，只要有心的话，在短时间内就可以处理妥当。为了达到这个目的，在会议开始以前，要做一种准备工作，以便提高出席者的意识。在开会前，应叫出席会议的人提出&ldo;必须讨论的内容&rdo;、&ldo;其问题点&rdo;、&ldo;解决的方案&rdo;、&ldo;每一个解决方案的利弊分析&rdo;、&ldo;本人所下的结论&rdo;等问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在会议前分发给每一个与会者。经过如此的处理，在召开会议以前，已经提高了出席者的问题意识。这以后，只要针对重点展开若干的质疑讨论，即可形成决议。

如果不经过这种步骤而集合开会，那么，与会者处于盲从的状态。在这种状况下，往往要经过一个小时以后，才能够使问题明朗化。有时经过很长的时间，仍然不能获得结论，甚至必须&ldo;憋&rdo;到下一次的会议。在没有必要的资料之下，搬出几个&ldo;假设&rdo;谈论，只有浪费时间了。不如在该资料到手以后再讨论，这样才会产生立竿见影的效果。不过，在这以外的场合，如果胡乱地讨论问题，只能浪费时间。只要事前的准备工作进行得很好，就不会变成&ldo;消极性&rdo;会议。

为了使会议能够&ldo;迅速&rdo;地进行，除了准备活动必须充足之外，最好能事先确定会议结束的时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着降低。只要确定&ldo;结束的时间&rdo;，就可以使人产生注意力。遇到这种情况，如果跟会议开始时一样利用&ldo;零数效果&rdo;的话，效率将大为提高。

3站着开会能提高效率一般地，大家似乎都认定开会一定要坐着，其实，偶而站着开会也是个很好的方法。站着说话，会产生要尽快把话说完的心理作用，令精神集中，很快就可以获得结论，问题一下子就解决了。那种又臭又长的会议，只是浪费时间。目前也有相当多的企业采用这种方法。

4预先通知参加开会的人，会议是逾时不候的无论做任何事，总有人不守时。比如说2点开会，就有人到了2点10分左右才姗姗而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会，等于使其他准时而来的人都损失10分钟，造成时间的大量浪费。因此在通知开会时间时，清楚表示会议是逾时不候的，这样，即使参加人员还未到齐就准时开会，迟到的人也无话可说，而且下次也不敢再迟到了。

有效地使用洽谈时间1面谈时，不妨事先询问对方&ldo;有何贵干？&rdo;如此才能有效地使用时间通常，应尽量把面谈挪到午后进行。如果在上午做这件事，那么，给秘书安排工作、电话联络等事，就得挪后，使得一天的工作不能圆满地进行。这正是上午某些人不进行会客的原因之一。同时，下午的时间用于会客，因做案头工作而感到劳累的大脑，往往可因此恢复清新。不过话又说回来了，下午的时间并非无限。以个人来说，除了会客以外，还有一大堆的工作。除非在短时间内，从事有效率的交谈，否则的话，再多的时间也不够用。因此，对方表示要面谈时，就应叮咛秘书尽量地详细询问对方的&ldo;差事&rdo;，如果在没有任何准备的情况下，就与对方交谈，除非你手中握有对方的资料，或者对方当场就告诉你急于想知道的事情，否则的话，只是浪费彼此的时间。又如虽然通过电话，已经知道对方有什么&ldo;差事&rdo;，还会叫秘书把重点记录下来。只有如此，才能够有效地使用会客时间。有时，自己认为脑海里已经有了答案，但实际交谈时，往往会漏掉重要的部分，或甚至语气不肯定。因此，还是记录下来较好。例如谈及法律方面，必须写出&ldo;何月何日何地发生了何事&rdo;；碰到继承问题的话，则必须把家族情况写出来。经过了&ldo;书写&rdo;的作业后，就能够明显地整理出事实的关系，而且一面看记载的事项，一面听对方说话，理解的速度便会加快。如此进入某种程度的理解状态，再跟一个人面谈，在短时间内，就可以进入话题的核心。

2跟喜欢摆龙门阵的人面谈时，不妨决定结束的时间有的办公室有所谓的&ldo;会客室&rdo;。不过，只摆着开会用的桌椅，接见客人时，一向都利用这些东西，为什么呢？理由之一，一般会客用的桌子很低矮，不适合于一面交谈一面书写。同时，那种坐起来挺舒服的沙发，一旦坐下就有迟迟不想起来之感。根据经验，使用开会用的桌椅，更能够迅速地办好事情。然而，这个世界到处有喜欢饶舌头的人。这种人跟他碰面时，久久不进入正题，尽是在不重要的话题中打转，就是事情已经办完，还是&ldo;依依不舍&rdo;地说一些无关痛痒的话儿。或许，他的话会带来重要的信息，然而，预定要做的事情太多时，如此地被&ldo;轰炸&rdo;，实在叫人吃不消。所以，在会见客人时，不仅要规定面谈的时间，在听到对方的叙事之后，还要迅速地判断所需时间，再决定面谈到&ldo;几点几分&rdo;为止。如果事前有如此规定，就不至于拖拖拉拉地谈上一大堆。而且时间的限制，又能够产生一种紧迫感，使交谈变得紧凑，言之有物，内容精简而有力。不过，所谓限制面谈的时间，对某些人仍然不能产生效果。遇到这种场合，最后的一张王牌就是告诉他，你必须跟另外的人面谈。如果他仍然不识趣的话，那就索性对他说&ldo;从几点几分开始，我又得去赴约？？&rdo;可以如此地提醒对方。最叫人感到百思不得其解的是：&ldo;我又得去做一件重要的工作&rdo;，对喜欢饶舌头的家伙往往不太有效，但是，说出了&ldo;我还得去赴一个约会&rdo;，他们就会识趣地告辞。除此以外，对于迟迟不说出来意的对象，总是要想尽办法，叫他尽快地说出来意。唯有如此，才能够大幅度地减少时间的浪费。