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第181章（第1页）

总之，文具用品准备三套的主要目的，是充分利用空间时间。有一点也十分重要，就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽屉里，无论如何绝不替代使用，如此，才能发挥效用，哪个地方有欠缺时，也必定立刻补齐，坚持绝不暂借或替代使用的原则。

2四色圆珠笔是区分资料颜色的利器前面已提过，卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔（彩色笔）。圆珠笔预备四种颜色是最理想的，无论是书籍、出版刊物、原稿，以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如：最重要的信息以红色划线作记号，其次用蓝色、黑色、绿色，校对、复习时都能立即辨知，所以四色圆珠笔是十分重要的法宝。

曾有一位棒球评论家k先生（也是四色圆珠笔的爱用者），他在比赛时作笔记或记录时，红色表示打者击一中安打，黑色表示投手应使用三振对方之法，蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色，就能立刻知道比赛过程及内容。

在四色笔中，一般人最常用的是红色和黑色，所以墨水总是很快就用完，常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况，就会把它丢掉，再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言，再买一支的好处比较多，并不只是文具用品，节约不一定是美德。

平时，人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔，而很少有人使用铅笔。非正式文章或演讲糙稿，也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改的观点来看，铅笔应是比较理想的工具，既可快速地书写，又可立刻涂改而不留痕迹，文章看起来仍是整整齐齐的，不是很理想吗！

在书上作记号划线所用的&ldo;派克笔&rdo;，虽是一件小用品，却也是整理术中方便又重要的文具之一。

3钢笔类的贵重品在工作上不适用钢笔是一般生意人最常携带的物品，难免带着显示自己身份的意味，有些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实，钢笔缺乏实用性，一点也不值得用。

对高级钢笔敬而远之的最大理由，是因为它太名贵了，舍不得随意使用。文具用品是消耗品，用完就丢，钢笔也是一样，这种高&ldo;贵&rdo;的钢笔若是用坏了就丢，普通人没那么大的资本。

由于钢笔使用的是墨水，某些纸质不适合使用；更糟糕的是，多余的墨水在书写时渗出的话，污损纸张的机率相当高；若一段时间没盖上笔套，也常有断水现象。

基于这些理由，一般不愿使用钢笔，也没有购买的欲望。既是无多大用途的文具，实在无需再将它当作礼品，以免老被放入抽屉里，徒占空间。

4可利用装名片的盒子装些小东西对商业人士而言，桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面，可提高工作效率。桌子可分为做事、批文件的桌面，和放置各种文具用品的空间两部分。

不需多言，放置文具用品必定是抽屉。但是，抽屉常要开开关关，里面的东西也因而晃动，如何使文具用品位置固定，而不会凌乱呢？

对于桌子的选择也是很重要的。卡文先生通常是挑两边都有抽屉的桌子。为了整理用品或资料，桌子的抽屉多一点，使用起来会更方便。但是，如果对于哪一个抽屉放什么东西都不清楚的话，再多的抽屉也毫无意义。

卡文先生的桌子，左边抽屉是摆最常用的文具用品，或常用的书刊等；右边就放些比较不重要的书刊。这是为配合左手打开抽屉、右手拿文具的身体自然动作的原因。还有写字一般用右手，在边书写时，也可边用左手拿东西。

市面上常出现仅有右边抽屉的桌子，对习惯右手工作的人，事实上是一点也不方便。

有一项原则：抽屉必须常常整理。有些桌子常附有塑胶制的浅盒子，将抽屉分为两格，后面一格常因不易使用而空着。

为了使用方便，利用现成的文具盒子是最好的。一般认为整理抽屉最好的东西就是装名片的小塑胶盒。这种塑胶盒的容器拼装后，和抽屉的大小差不多，可并列作为间隔。曲别针、邮票、零钱等小东西可分别放在名片盒子里，取用方便，而且不紊乱。

5书桌的整理，以便于使用为前提书桌上除了台灯外，电话和辞典是常看到的东西。此外，客户的电话本也是很重要的。几年前，卡文先生买了一种电话号码自动存放机，逢到a开头的客户名称，按下a键，a类卡片就会跳出来，可立刻查出客户的电话，减少翻查的时间，非常方便。

但是，科技文明不断进步，最近更出现能记忆百条左右的电话号码的电话机，比先前的电话号码存放机更方便，更符合减少寻找时间的条件。

电话只要在书房或工作室放一台就够了，不要让电话占太多的空间。尤其是地窄人稠的都市里，在狭小的房子的关键处、厨房角落都摆上电话，反而会造成许多困扰。如果工作室也这样的话，那就更糟糕了。

书桌整理术最优先的是要放些常用的东西，要用时能立刻取到。&ldo;整理&rdo;并非指把书桌整理得整整齐齐、一尘不染的意思。尤其常用的书籍、辞典，可直接放在桌上，要用时，不用移动双脚就能直接拿到，十分方便。

书桌上常堆放几本翻开的书以及文具用品，一眼看去，象是凌乱地摆在桌上，但是，这却是最方便使用，完全按照个人的需求而作的&ldo;整理&rdo;。

总之，无论别人眼里看起来怎样凌乱，只要个人使用方便，都是正确的整理术。所以，书桌的整理重心，不是看起来冠冕堂皇或整齐划一，而是追求高效率。

6公文包，大小通吃对商业人士而言，公文包是必要携带的用品之一。妥善使用公文包可提高工作效率。事实上，人不是因工作而活的。看看以下对公文包的使用的说明，就不会觉得这句话有夸大之嫌。

现在所用的公文包，是由质地很硬的皮革所制成的，设计也非常简单大方，实用性很高。

一般生意人都喜欢拿007式的手提箱，而有些人却从来不用这种公文包，因为它给人硬邦邦的感觉。公文包应选择能装很多东西的，比较好用且便利。

为了区分职业的头衔，而使用特殊的公文包，而平时要随身携带的东西很多，像重要书籍、原稿、文具用品、钱包、地图，甚至眼镜、雨伞等，经常都要放入公文包内。因此，公文包就好像医生的出诊皮包一样大。

公文包里应有尽有，碰到任何状况，一点也不用烦恼，要有&ldo;只要有它，万事顺畅&rdo;的感受。选大一点的公文包，主要是因为装书的缘故，因为有些人有看到好书就买的习惯，所以，买了一大堆书也不愁装不下。同时把随身携带的小东西都装在皮包里，可避免遗失的忧虑。&ldo;大小通吃&rdo;就是这个意思。

还有公文包要选耐用的，这也是选择的重点之一。一般来说，公文包底部接fèng处如果牢固的话，就会很耐用，所以底部的牢固与否也是另一项选择重点。