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第182章（第1页）

7采用内部多层构造的公文包最方便公文包的内部构造，最好是多层，以及有很多小暗袋，在整理或取用所带的东西时比较方便。一般的公文包内部分为三层，有三个小暗袋，总计有六个收藏空间，放入各层的东西，绝不会乱七八糟，而且即使在走动时，打开公文包，也能立刻拿到所要的东西。这种设计是最实用的。

首先谈到的是公文包里常放的东西，包括文具用品、记事本、地图，以及雨伞、眼镜等等。还有须注意的是，为了预防万一像眼镜这种容易破损的东西碎裂，在出差国外时，一定要多准备一副备用。

一般生意人所爱用的007式手提箱，由于是正方形的，在行走很快的时候，身体常常会碰撞到箱子的四角；在电车上，也常因车子晃动而碰撞；而且外壳固定，没有一点弹性，不能装很多东西；从这种手提箱拿出东西时，只要一打开，别人就能对箱子内容一目了然，没有一点机密性是它的最大缺点。

007手提箱的受用者，应该不致由于可以随时随地把它当作桌子使用，而以高价买下这种箱子！事实上，只要用档案册代替书桌也就足够了，甚至可以边写稿，边从公文包里拿出所要的资料，一点也不费事。所以，多方考虑公文包的实用性再买也不迟。

另一点，是制作出差计划单。为了符合出差的目的，必须预先想好要带什么文具、资料、目的地、拜访对象等等，有关出差的事项都列入表内，再放入公文包，检查时就可拿出来一一对照，看看所带的东西是否齐全，该办的是否有遗漏。

8多功能手表是活用时间的武器最近的手表不但加装有闹钟或计秒的装置，更有电话号码、住址的记忆储存装置，以及计算机等多种功能的新设计，把这种多功能的手表视为控制时间的利器。

在车上稍作休息，将时间定在到达目的地的前一两分钟，到时闹铃自然作响，就可以安心入睡，不怕坐过站了。对某些人而言，铃声也许小了一点，但另一些人较敏感，只在有响声，就能立刻醒来，所以十分有用。

像马表的计时功能，对一般人也许没什么帮助，但常用这一装置有效地控制时间，完成工作。

利用这种计时功能，计算从地铁的月台走到马路要花多少时间，对时间的控制非常有用。

由于职业因素，管理者常常要演讲，演讲更得注意时间，有时晚了一点才开讲，但在演讲时不能一直看表，所以无法确定已过多少时间，这时就可利用马表来控制时间。&ldo;在现代，能控制时间的人就是胜利者&rdo;。这句名言，正意味着能对定时功能作最高利用的人，便是一位胜利者。

多功能手表有各种记忆及计算装置，不需多作说明，任何人只要买来，就能知道它的好处。象管理者常常外出工作，却忘了带电子计算机，总觉得很麻烦。现在根本可以不带，因为多功能手表几乎代替了计算机。

手表本身具有流行性，也可反映个人的品味。站在实用的立场来说，不应将它视为装饰品，所以在选择时，应以个人最适用的型号为选择条件。

9从文具的目录可找到适合的用品现在市面上所出售的文具种类，少说也有数千种以上。例如最常见的夹子，小的可夹五六张左右的纸张，大的甚至可夹数本书，其颜色、形状更是琳琅满目，不胜枚举。光是这一个小东西，就可以设个专栏了。对于制造厂商而言，为了推陈出新，同一种产品的设计除了用途不同外，更针对产品本身设计出新颖的外观，以吸引顾客的购买欲望。不只是夹子，目前已有很多产品也是如此。

光这微小的用品种类就这么多，那么要选哪一种最适合自己使用呢？万一在文具店无法找到所要的东西又该怎么办呢？在大型文具店或专卖店中，可找到理想的用品，普通一点的文具店里很难看到喜欢的东西。

的确，能找到理想的文具，尤其是符合所需的文具，真的能提高工作的效率。要是老找不到，却又不死心，但是工作繁忙，实在抽不出身常去逛文具店，该怎么办呢？很简单，从文具目录介绍中选择，若找到合用的，直接订购就行了，很方便。

目前许多文具商对自己生产的商品，都会作成一份精美的目录。看了目录，对于目前的文具市场可以有个大概了解。目录内容相当丰富，包括商品实物的相片，也介绍它的功能、特性、使用方法等等，虽然没看到产品，但对商品也有相当的认识。

唯一的缺点，就是材质方面比较难以作确实的说明，若能克服这一点，只要浏览目录，就会有意外的收获。

10根据品牌编号订购文具根据手上的目录，向制造商订购文具时，有些公司是得加运费的，但是大量采购时，就可免费送到家。平时，可以向文具店老板索取现售的或是预约新产品的目录一两年之内的产品目录，大概还不会变化很大，选择时十分有用。

喜欢利用目录购物的人，应注明商品的货号，以免出错，而且一有商品货号，厂商处理出货时可以省去很多麻烦。若直接到商店购买，报出货号也可立刻得知店里是否有售，才不致用嘴巴描述半天，结果还是不知所云，那就太浪费时间了。甚至也可靠一通电话就确知是否能买得到。

平时常用的商品，事先都将其货号与商品同时列成一张表格，所以订货时都顺便写上货号，绝不会订不到自己所要的商品。

除了商品货号，另外一个我们很少注意到的是商品的正式名称，如果能确定，订购时也可缩短商家寻找的时间。

收集商品目录，不仅对大量购买的人十分方便，对小型公司也是很有帮助，常常可以意外发现其他品质优良的文具。

印刷精美的商品目录，对中小企业的制造商而言，也是促销的一个手段。

11文具或邮票不仅要维持最低库存量，购买时也要注意当时库存量笔、复印用纸等一般文具用品，可称为&ldo;资料整理的用品&rdo;，同时也算是&ldo;资料整理的消耗品&rdo;，平时须维持一定的库存量，以应付每天的消耗。因此如何补充这些文具，或该有多少的库存量，如何整理等等，都是非常重要的。

例如圆珠笔，由于常常携带在身旁，包括备用的在内，同一种颜色的最少要三支。若是哪一支墨水用完，或临时遗失的话，不会因没笔而耽误工作进度。常用的文具也都应有预备品，不论任何情况发生，都能迎刃而解，这点非常重要。

但是库存量也并非愈多愈好。比如象圆珠笔之类的文具，自有其固定寿命，所以订购时不要一次买太多，以免在期限内用不完，反而白白浪费。还有产品的种类、适合的用量等，决定所需的库存量必须切合实用。

应制出一套库存以及如何补充库存量的管理办法。

有关库存的问题，将其分为&ldo;最低库存量&rdo;、&ldo;购买量&rdo;、&ldo;购买时的库存量&rdo;。所谓&ldo;最低库存量&rdo;，是指产品用到这个数量时，一定要补充。

&ldo;购买量&rdo;就是购买的数量。例如：圆珠笔（红、蓝、绿、黑）‐‐最低量是2支，购入5支。大小曲别针‐‐最低量是50支1盒的20盒装1箱，购入10箱。透明资料袋‐‐最低量是20张，购入100张。硬纸板机‐‐最低量5盒，购入10盒。